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1 Objectifs

Accroître son aisance et son efficacité en réunion.

Aboutir à une réelle motivation et partenariat de la part de ses collaborateurs.

Gérer les différences de points de vue (et conflits) avec les autres et entre les autres.

Discerner les trois types de réunion : recueil d’information, exposé, résolution de problème.

2 Public

Cette formation est destinée à tout  personnel d'un l'établissement qui doit animer des réunions ou y participer.

Innovante pour les personnes expérimentées  
Accessibles sans acquis préalables. 

3 Moyens

I) Pédagogie

Toutes les formations comportent:

Une partie théorique (exposé, illustrations, interactivité)
Une partie action (expérimentation des situations). 

Les informations pédagogiques, qui sont communes à tous les thèmes, sont regroupées sur une autre page (pour ne pas alourdir la lecture de celle-ci). Pour ouvrir la page "pédagogie", cliquez ci dessus sur théorie ou sur action. 

Vous pouvez aussi accéder directement à la partie "action" spécifique aux  réunions

II) Durée

Cette formation peut se réaliser en 6 jours  selon le degré de précision souhaité (en deux ou trois sessions)

Pour plus de détails sur le choix de la durée, des indications sont regroupées sur une autre page (afin de ne pas alourdir la lecture de celle-ci). Pour ouvrir la page "Durée" cliquez ci-dessus sur durée.

4 Programme

I) Qualité de la communication

Différence entre la communication et la relation.

Être plus communicant pour être moins vulnérable.

La partie communication est essentielle. Pour ne pas charger la lecture de cette plaquette, vous trouverez les éléments communication en cliquant ci- dessus sur communication ( 7 pages à imprimer )

Vous ouvrirez ainsi le programme "Qualité de la communication" qui contient la plupart des éléments qui seront enseignés dans ce stage sur la gestion des conflits où ils seront adaptés aux situations prévues dans les objectifs du stage

II) Les 3 types de réunion

Donner de l'information: Cas où les participants sont réunis dans le but de les informer. Même dans ce cas on prendra soin de rendre possible l'interactivité. Notamment en cas d'opposition.

Recevoir de l'information: Cas où l'on réuni les participants dans le but de recueillir des informations dont ils disposent.

Résoudre un problème : Cas où le projet est de résoudre un problème grâce à la ressource des participants

Plusieurs types à la fois: Il peut y avoir un, deux ou trois de ces cas dans la même réunion. Ce qui est important, c'est de savoir clairement ce que l'on cherche à accomplir.

III) Préparer et annoncer une réunion

Ordre du jour (quel type de réunion, pour quoi et surtout pour qui)

Présentation du document annonçant la réunion. Comment rendre la présentation motivante. 

IV) Démarrer une réunion

Démarrer une réunion de façon à obtenir cohésion et motivation des participants. Pour cela il est important de respecter 4 points:

Durée: La durée doit être annoncée et respectée sous peine de démotiver la venue des participants à la prochaine réunion. Naturellement des circonstances exceptionnelles peuvent justifier parfois une prolongation. Mais ce doit être exceptionnel! 

Ordre du jour: L'ordre du jour doit être clair. Chacun doit savoir ce qui doit être accompli dans cette réunion (voir la partie "objectif" dans la formation  Ressources Humaines d'une équipe)

Présenter : Présenter le déroulement de la réunion. Énoncer les étapes qui vont être suivies. Baliser le déroulement avant de commencer.

Motiver : Qualité de l'attention donnée à tous et à chacun. Expliciter le rôle des participants dans l'accomplissement des objectifs de la réunion. Les en remercier par avance, de façon claire mais sans excès. 

L'absence de remerciements donne un sentiment de non considération démotivant. L'excès de remerciements donne un sentiment de "pommade" manipulatrice insupportable 

V) Mener une réunion

Gérer les différences de points de vue : Souvent apparaissent des oppositions. Que ces oppositions soient verbales ou non verbales, elles devront être gérées avec soin, sans se défendre ni se justifier. 

Naturellement nous retrouverons ici tout ce qui concerne la gestion des conflits. Mais en plus, il est fondamental de tenir compte du groupe et de ne jamais utiliser celui-ci pour mettre en défaut celui qui exprime son opposition. Pour que l'opposition soit gérée correctement, on accèdera d'abord à la raison de celle-ci, pour ensuite valider cette raison, et enfin y ajouter les éléments qui fondent notre point de vue.

Dans les oppositions,  le projet n'est pas de convaincre. Pour bien faire passer une information, contrairement à ce qui est habituellement et instinctivement pratiqué, on évitera soigneusement d'essayer de convaincre.

Il est essentiel d'être clair, structuré, d'illustrer... Mais en cas d'opposition,  avant d'exposer sa propre information, il est plus efficace de faire préciser les fondements de l'opposition exprimée, puis de valider ces fondements par un message de cohérence.  

Toujours se rappeler qu'on est mieux compris par quelqu'un dont on valide l'intelligence, que par quelqu'un à qui on démontre qu'il est stupide! Convaincre, c'est prendre le risque de donner à l'autre le sentiment qu'on le trouve stupide... et d'aggraver l'opposition!

Pour interpeller, illustrer : Les éléments visuels quand ils sont possibles sont un bon support pour la compréhension. Ne serait-ce que d'écrire le plan de la réunion sur un paper-board. Quand l'assistance est nombreuse le rétro projecteur ou les diapositives s'imposent. Quand ils ne sont pas possibles, penser dans tous les cas aux images verbales. Des illustrations verbales peuvent être aussi efficaces que des images visuelles (elles conviendront particulièrement à ceux qui sont plus auditifs que visuels) .

Pour maintenir l'attention, favoriser l'interactivité: Le mythe des trois quart d'heure d'attention maximum que peut donner un auditoire ne vaut que pour un exposé à sens unique. Quand il y a échanges, quand le flux de paroles est réciproque, la possibilité d'attention est considérablement prolongée

Terminer  

Restituer ce qui a été accompli (résultat de la réunion)

Valider les participants par un remerciement pour leur contribution à ce résultat .

Éventuellement indiquer la réunion suivante si elle découle de celle-ci

IV) Gérer les oppositions

Envers l'animateur

Rôle des différences de points de vue. Comment les gérer sans conflits mais aussi sans oublier de faire passer sa propre position.

Entre les participants

Générer l’apaisement des tensions dans le groupe. Considérer chaque individu du groupe plutôt que le groupe en tant que personne fictive.

5 Action

La partie théorique, aussi illustrée et interactive soit-elle ne peut permettre d'accéder à toutes les nuances.

Des nuances importantes et précises sont expérimentées dans la partie action. 
Le déroulement se fait de façon progressive et dans le respect des qualités de chacun. 
Si vous ne l'avez déjà lue vous accéderez directement à la rubrique "action"en cliquant ci-dessus.

Vous pouvez aussi cliquer directement sur la partie action correspondant spécifiquement aux réunions