IV) Réunions

La conduite de réunions comporte les mêmes règles de communication qu'en échanges interpersonnels... plus d'autres.

Un groupe ou plusieurs individus?

Tout d'abord, dans une réunion, il est souhaitable de s'adresser à des individus et non à un groupe. 
Parler à des individus en ne s'adressant qu'à un groupe, c'est malencontreusement favoriser les réactions de masse. Le groupe en tant que masse n'a pas de capacité de réflexion très fine. Il risque même de partir dans des réactions grossières. Alors que les individus qui le constituent peuvent être très fins. Quand ils sont pris en masse ils perdent cette faculté. 

Pour constituer une équipe, il est souhaitable que les participants soient individualisés (individuation, à ne pas confondre avec individualisme). L'équipe ne peut vraiment exister que si les individus existent  

Mais il ne faut pas confondre individuation (construction de soi) et individualisme (ego compensant un manque de soi). Les réactions d'individualisme sont une des réactions à la globalisation des groupes. Quand les personnes sont individualisées (validée en tant qu'individu), elles ne se sentent plus en manque de reconnaissance et peuvent sans risque être partenaires avec les autres. Une véritable collectivité est faite d'individualités.

Quand cette individualisation n'est pas respectée, nous obtenons souvent une réaction puérile qui n'est qu'une réaction viscérale  provoquée par la collectivisation (une réaction basique du type "adolescent face à une famille étouffant sa spécificité").

Ceci est vrai en réunion, mais ça l'est tout autant dans le management d'une équipe en général.

3 types de réunions

Nous pouvons distinguer trois types de réunions: 

a) Pour informer b) Pour recueillir des informations c) Pour résoudre un problème.

Il peut y avoir deux ou trois  de ces éventualités en même temps.  Dans l'ordre du jour il peut être utile  de définir quel est le projet.

Motiver. Outre la qualité de la convocation à la réunion, outre un ordre du jour clair (on sait pourquoi on est là) il faut aussi motiver les participants:

Au début: En toute simplicité leur annoncer (en s'adressant à tous en tant qu'individus) le projet, puis les remercier de leur participation. Éviter les remerciements "bateaux" ou inutilement délayés qui sonnent faux (c'est encore pire que rien). Il faut plutôt en deux mots leur montrer ce qu'on va pouvoir atteindre grâce à leur présence afin qu'ils se sentent utiles, reconnus et impliqués.

Pendant: Aider à l'expression. Ne pas se défendre quand un participant nous attaque. Plutôt l'aider à exprimer sa raison, son fondement.  Cela rend moins vulnérable et pose les vrais problèmes pour aboutir aux vraies solutions (à l'inverse se défendre rend vulnérable entretien les polémiques autour de faux problèmes et aboutit à des solutions inadaptées). Il faudra aussi gérer les différences de points de vue (même les conflits) entre deux ou plusieurs participants quand il se produisent.

A la fin: Quand la réunion est finie, penser à formuler ce qu'on a atteint grâce à la présence des participants et les en remercier (simplement et sans démagogie). Même si ce qui a été atteint est modeste, cette reformulation du résultat de leur participation, évitera ce sentiment de réunions inutiles si démotivant. Cela encouragera à venir à la suivante avec toute sa ressource, toute son attention et toute sa créativité.

Les autres éléments concernant la communication face à un groupe  sont proches de la communication interpersonnelle dont vous trouverez les nuances dans la page  communication. Ces éléments sont développés dans les formations.

 

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